Privacy- en cookieverklaring Ensured B.V.

Ensured B.V. (hierna: Ensured) acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons zorgvuldig verwerkt en adequaat beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel, in het geval wij verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Wij raden je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Verwerking van gegevens

Door het gebruik van onze website laat je bepaalde (persoons)gegevens bij ons achter. Hieronder leggen wij uit om welke gegevens dat gaat en voor welke doeleinden wij die verwerken.

Gebruik van cookies

Wij maken via onze website gebruik van cookies. Een cookie is een bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door je browser wordt opgeslagen. Wij gebruiken de cookies om:

• functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische of functionele cookies die per sessie worden opgeslagen);
• het gebruik van de website te analyseren en te controleren vanuit welk land je de website bezoekt, en op basis van de informatie de website te verbeteren of om je de juiste website te tonen (analytische cookies die per sessie worden opgeslagen).

Voor de door ons gebruikte cookies hebben wij geen toestemming nodig, omdat deze noodzakelijk zijn om de website te kunnen laten functioneren. De puur analytische cookies zijn privacy vriendelijk ingesteld. Deze cookies worden daarom standaard ingeladen, wanneer je onze website bezoekt. Het staat je vrij om cookies uit te schakelen middels de browser. Houd er wel rekening mee dat het dan niet meer mogelijk is om onze (volledige) website te bezoeken. De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Dat betekent dat ze na een bepaalde periode automatisch verlopen en geen gegevens van je site-bezoek meer registreren. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Voor meer informatie hierover, kun je de handleiding van de browser raadplegen.

Bestellingen

Wanneer je geïnteresseerd bent in een van onze producten, sturen wij je door naar de website van Xolphin B.V. Xolphin handelt de bestellingen af. Wanneer de bestelling bij Xolphin is voltooid, stuurt Xolphin de aanvraaggegevens door naar ons. Wij zorgen er dan voor dat de overeenkomst wordt uitgevoerd en zijn verantwoordelijk voor de uitgifte van het product. Xolphin en Ensured bepalen gezamenlijk het doel en de middelen van verwerking van de persoonsgegevens. Xolphin is de verkoper, Ensured is de leverancier. Wanneer je vragen hebt over jouw persoonsgegevens of gebruik wilt maken van je rechten, kun je bij ons beiden terecht. Wil je weten hoe Xolphin omgaat met jouw persoonsgegevens? Raadpleeg dan de privacyverklaring van Xolphin. Wij bewaren de gegevens voor uitgifte van het product tot 7 jaar na uitgifte.

Contact

Als je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld middels een contactformulier op de website, of een e-mail, dan worden de door jou opgegeven (persoons)gegevens bewaard. Dit doen wij, om je vraag te kunnen beantwoorden, ter uitvoering van, of ter voorbereiding van het sluiten van, een overeenkomst. Dit kan gaan om:

• Contactgegevens
• Timestamp
• De bestelling waar het contact betrekking op heeft
• Eventueel aanvullende informatie die je aan ons verstrekt
• Voicelogs

We bewaren die gegevens zodat we de gestelde vraag kunnen beantwoorden of de informatie in het formulier of de e-mail in behandeling kunnen nemen. We bewaren deze informatie tot 7 jaar na het verstrijken van de geldigheid van je product in je account.

Support

De producten die wij verkopen zijn vrij technisch. Soms heb je wat extra ondersteuning nodig bij het installeren. Je kunt dan contact met ons opnemen, zodat wij je inhoudelijk verder kunnen helpen. Wij vragen je dan om wat technische gegevens aan ons te verschaffen, zodat wij jou de juiste support kunnen bieden. Komen we er via de e-mail of via de telefoon niet uit? Dan kunnen we jouw toestemming vragen om gebruik te maken van Teamviewer. Dit is een programma van een derde partij, die het mogelijk maakt om op afstand mee te kijken op jouw beeldscherm. Door gebruik te maken van Teamviewer is het mogelijk dat wij persoonsgegevens tegenkomen op je beeldscherm. Wij zullen deze persoonsgegevens uiteraard niet gebruiken, voor zover dat niet nodig is om jou de gevraagde support te leveren. De gegevens die we tegenkomen, zullen we niet opslaan. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken. Wij stoppen dan direct met het gebruik van Teamviewer.

Beveiliging

Wij maken gebruik van strikte veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens, deze te misbruiken of te verstrekken of worden aangepast of beschadigd. Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen waarmee alle informatie die van en naar onze server wordt verzonden, wordt versleuteld. Verder maken we gebruik van:

Fysieke beveiliging door middel van sloten op deuren en kluizen, gecontroleerde toegang tot gebouwen en faciliteiten, cameratoezicht en veilige vernietiging van papieren informatie. Technische beveiliging door middel van gebruik van antivirus, encryptie en monitoring van systemen, servers en datacenters. Certificering conform de normen ISO 27001:2013, ISO 9001:2015 en WebTrust.

Doorgifte van persoonsgegevens

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit, indien je ons daar toestemming voor hebt gegeven, indien dit wettelijk verplicht is, of wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben. In geval van een vermoeden van fraude of misbruik van onze website kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten overhandigen.

We staan de dienstverleners niet toe om de gegevens te delen of voor iets anders te gebruiken dan het verlenen van de dienst aan ons. Wij, Ensured, maken gebruik van diensten van derde partijen. Deze derde partijen verwerken jouw persoonsgegevens in onze opdracht. Dat zijn:

• Leveranciers van IT-diensten;
• ISP en de internet- en telefoonproviders.

We zijn bekend met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 met implicaties voor de doorgifte van persoonsgegevens. We zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen. We hebben privacy zeer hoog in het vaandel staan en proberen er alles aan te doen om tot een passende oplossing te komen. Als we een passende oplossing hebben, zullen we je hierover informeren via deze privacyverklaring.

Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op, via de contactgegevens in deze privacyverklaring.

De organisatie

Binnen onze organisatie hebben we, vanwege interne administratieve doeleinden, ervoor gekozen om gebruik te maken van één order-systeem. Dit betekent dat wanneer je klant bent bij Ensured, jouw persoons- en bedrijfsgegevens inzichtelijk kunnen zijn voor medewerkers van de andere entiteiten binnen de organisatie, zoals Xolphin B.V. Deze medewerkers krijgen alleen toegang tot jouw gegevens voor zover dat nodig is voor het uitvoeren van hun functie. Wij en de overige entiteiten binnen onze organisatie hebben hier een gerechtvaardigd financieel, beveiligings-technisch en praktisch belang bij. Uiteraard gaan alle medewerkers binnen de organisatie zorgvuldig met jouw gegevens om, en zullen andere entiteiten jouw gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden, zoals commerciële doeleinden, zonder dat daar een expliciete noodzaak voor is en zonder je daarvan op de hoogte te stellen. Als je bezwaar hebt tegen deze werkwijze, neem dan contact met ons op.

Websites van derden

Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan de privacy- en cookieverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen privacy- en cookieverklaring

Wij hebben het recht om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. We adviseren je om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;
• Inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben;
• Het laten corrigeren van fouten;
• Het laten verwijderen van (verouderde) persoonsgegevens;
• Intrekken van toestemming;
• Het beperken van de gegevensverwerking;
• Jouw persoonsgegevens in digitaal leesbaar standaardformaat te verkrijgen om deze over te dragen;
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;
• Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij zullen je vragen om jezelf te identificeren voordat dergelijke verzoeken worden verwerkt. Wij delen de beslissing binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk aan je mede. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Contactgegevens

Vragen over ons privacy beleid of vragen omtrent jouw rechten kun je te allen tijde richten aan info@ensured.nl.

Ensured B.V.

Rogier van de Weydestraat 2

1817 MJ Alkmaar

KvK nummer: 37101223

Telefoonnummer: 0800 3678733

Laatste update 28 juli 2020.